Xử lý văn bản đến và đi
I. Mục đích và phạm vi áp dụng
Việc xây dựng, thực hiện hướng dẫn công việc này nhằm phân định trách nhiệm và hướng dẫn trình tự thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các loại văn bản đến từ bên ngoài trường, xử lý văn bản đi trong và ngoài trường theo quy định chung và các yêu cầu của Ban Giám hiệu, góp phần minh bạch hóa việc giải quyết công việc.
Quy trình áp dụng đối với việc xử lý các văn bản đến và đi của các đơn vị, cá nhân có liên quan trong toàn trường.
II. Văn bản pháp luật có liên quan
- Luật số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 về giao dịch điện tử.
- Luật số 10/VBHT-VPQH ngày 12/12/2007 về công nghệ thông tin.
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về lưu trữ.
- Luật số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024 của Quốc hội về Luật Lưu trữ.
- Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2025.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 56/2023/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến quản lý, sử dụng con dấu và điều kiện về an ninh, trật tự.
- Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
- Thông tư số 08/2025/TT-BGDĐT ngày 12/5/2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo.
- Thông tư số 08/2025/TT-BNV ngày 06/6/2025 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Nội vụ.
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
- Quyết định số 37/2017/QĐ-UBND ngày 27/11/2017 của UBND tỉnh Sơn La về quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký số.
- Quyết định số 1319/QĐ-UBND ngày 05/6/2025 của UBND tỉnh Sơn La về quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ.
- Quyết định số 06/QĐ-CĐSL ngày 02/01/2025 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Sơn La về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường.
- Quyết định số 16/QĐ-CĐSL ngày 08/01/2026 về ban hành Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ Trường Cao đẳng Sơn La.
III. Từ viết tắt
Danh mục từ viết tắt
- HT/PHT: Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng
- BGH: Ban Giám hiệu
- P.HCQT: Phòng Hành chính – Quản trị
- LĐT: Lãnh đạo trường
- VB: Văn bản
- VBĐT: Văn bản điện tử trên VNPT
- VBQLĐH: Văn bản quản lý điều hành
- HDCV: Hướng dẫn công việc
IV. Giải thích từ ngữ
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư được gửi đến Nhà trường theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử, hệ thống phần mềm quản lý văn bản của UBND tỉnh Sơn La hoặc gửi trực tiếp.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do Nhà trường ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Nhà trường.
V. Lưu đồ xử lý văn bản đến điện tử
05 bước thực hiện
5.1.1. Xử lý văn bản đến điện tử
Trên hệ thống VNPT/VBQLĐH
Tiếp nhận văn bản đến trên hệ thống
Văn thư tiếp nhận văn bản đến trên VNPT, vào sổ văn bản điện tử và chuyển lãnh đạo trường phê duyệt. Yêu cầu thực hiện chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản.
Lãnh đạo phê duyệt văn bản đến
Hiệu trưởng phê duyệt văn bản đến trên hệ thống VBQLĐH, giao nhiệm vụ xử lý văn bản cho các Phó Hiệu trưởng chỉ đạo, điều hành theo phạm vi phụ trách, đến Trưởng hoặc Phó các đơn vị.
Xử lý văn bản đến
Trưởng các đơn vị, cán bộ viên chức tiếp nhận văn bản đến chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo, phê duyệt của Ban Giám hiệu đúng thời hạn theo yêu cầu.
Theo dõi xử lý văn bản đến
Văn thư theo dõi kết quả thực hiện đúng hạn hoặc không đúng hạn đối với văn bản đến, tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng và Trưởng phòng HCQT hằng tháng.
Lưu hồ sơ
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải lập, hoàn thiện hồ sơ nộp về Phòng HCQT qua bộ phận lưu trữ chậm nhất ngày 30/12 hằng năm hoặc sau khi công việc kết thúc.
5.1.2. Xử lý văn bản ngoài hệ thống VBĐT
06 bước thực hiện
5.2. Xử lý văn bản đi điện tử
04 bước thực hiện
VI. Hồ sơ, biểu mẫu sử dụng
1. Hồ sơ
| STT | Tên hồ sơ | Nơi lưu trữ | Hình thức lưu | Thời gian lưu | Hình thức hủy |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sổ đăng ký văn bản đi; Sổ đăng ký văn bản đến | Phòng HCQT | 01 bản cứng hoặc điện tử | 01 năm, nộp về lưu trữ nhà trường | |
| 2 | Tập lưu bản gốc văn bản đi | Phòng HCQT | 01 bản cứng | 01 năm, nộp về lưu trữ trường | |
| 3 | Hồ sơ công việc theo nội dung công việc của các đơn vị được giao | Đơn vị/cá nhân thực hiện | Bản cứng | Tùy theo thời hạn bảo quản |
2. Biểu mẫu
| TT | Tên biểu mẫu | Mã hóa | Thời gian lưu tối thiểu | Nơi lưu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sổ đăng ký văn bản đi | HS/7.5.3A/03/P.HCQT | Vĩnh viễn | P.HCQT |
| 2 | Sổ đăng ký văn bản đến | HS/7.5.3A/04/P.HCQT | 20 năm | P.HCQT |
| 3 | Báo cáo tình hình xử lý văn bản đi | HS/7.5.3A/02/P.HCQT | 5 năm | P.HCQT |
| 4 | Báo cáo tình hình xử lý văn bản đến | HS/7.5.3A/01/P.HCQT | 5 năm | P.HCQT |